In Kürze wird das Gesetz zum Schutz von Whistleblowern in Kraft treten. Das bedeutet, dass alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern eine interne Meldestelle einrichten müssen. Sofern eine solche Meldestelle noch nicht existiert, stellt sich für die Unternehmensleitung die Frage: Wer soll als interne Meldestelle benannt werden?
Dazu einige grundsätzliche Überlegungen:
Unabhängig und fachkundig
Wesentlich für die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betrauten Personen ist, dass sie in Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig sein müssen. Sie können neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle auch andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist jedoch sicher zu stellen, dass dies nicht zu Interessenkonflikten führt.
Außerdem müssen die beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen.
Eigene Mitarbeiter oder Dritter
Das Gesetz stellt es den Unternehmen frei, ob sie eigene Mitarbeiter oder Dritte mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betrauen. Die interne Meldestelle kann also auch „extern“ sein. Dies können beispielsweise Anwaltskanzleien oder andere Personen sein, die entsprechende Dienstleistungen anbieten.
In einem ersten Schritt ist daher zu entscheiden, ob die interne Meldestelle mit eigenen Mitarbeitern besetzt wird oder an Dritte ausgelagert werden soll.
Auslagerung an Dritte
Zunächst könnte einiges dafür sprechen, die interne Meldestelle an einen Dritten auszulagern. Damit würde die Arbeitskraft eigener Mitarbeiter nicht gebunden. Auch Schulungen zur notwendigen Fachkunde kann sich das Unternehmen auf diese Weise ersparen.
Die Angebote externer Dritter halten sich auch kostenmäßig im Rahmen und sind für einen niedrigen vierstelligen Betrag pro Jahr zu bekommen.
Andererseits stellt sich natürlich die Frage, welche Leistungen in solchen Angeboten enthalten sind. Zunächst einmal nimmt die interne Meldestelle Meldungen entgegen, verschickt eine Eingangsbestätigung und prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt. Dies kann ein externer Dienstleister sicher unproblematisch und ohne größeren Aufwand leisten, zumal die Entgegennahme und Eingangsbestätigung in aller Regel automatisiert durch den technischen Meldekanal erfolgen.
Dies ist allerdings nur ein Teil der Aufgaben, die der internen Meldestelle nach dem Gesetz zukommen. Darüber hinaus muss die Meldestelle
• prüfen, ob die eingegangene Meldung stichhaltig ist,
• gegebenenfalls weitere Informationen beim Hinweisgeber anfordern und
• angemessene Folgemaßnahmen ergreifen.
Zu letzteren gehören interne Untersuchungen, die Einstellung des Verfahrens oder die Weiterleitung an andere zuständige Stellen im Unternehmen oder an Behörden.
Es ist kaum vorstellbar, dass externe Dienstleister diese Aufgaben ohne Mitarbeit aus dem Unternehmen selbst erfüllen können. Es erscheint in fast allen Fällen zwingend, dass die „externe“ interne Meldestelle bei den weiteren Aufgaben und Maßnahmen eng mit Mitarbeitern des Unternehmens zusammenarbeitet, also den Fachabteilungen wie z.B. der Buchhaltung oder der Personalabteilung, oder auch der IT. Dazu wird es sinnvoll sein, die Kommunikation über einen zentralen Ansprechpartner im Unternehmen zu bündeln. Wenn aber die beschriebenen Aufgaben ohnehin nur mit interner Hilfe durchgeführt, veranlasst und auch entschieden werden können, relativiert sich der Nutzen der Auslagerung an Dritte erheblich. Im Vergleich ist die Besetzung mit eigenem Personal wohl die effizientere Lösung.
Außerdem stellt sich die Frage, ob ein im Unternehmen tätiger Kollege im Zweifel nicht auch die betriebsinternen Zusammenhänge leichter und besser versteht, als ein externer Dritter.
Ähnliche Bedenken bestehen gegen die Beauftragung des externen Anwalts als als „externe“ interne Meldestelle. Dieser dürfte regelmäßig zwar über ein gewisses Maß an Kenntnis der betrieblichen Abläufe verfügen, wird aber typischerweise auch nicht ohne einen internen Vermittler bzw. die Zuarbeit interner Mitarbeiter auskommen. Hinzu kommt beim Rechtsanwalt das Problem, dass er bei der Bearbeitung von Rechtsfällen, in denen er als interne Meldestelle fungiert hat, aus Gründen der Unabhängigkeit und möglicher Interessenkonflikte als Berater für das Unternehmen häufig nicht mehr tätig werden kann. In vielen Unternehmen besteht auch das Bestreben, etwaige interne Vorgänge zunächst einmal intern zu prüfen und die dahinterstehenden Probleme intern zu lösen.
Beauftragung eigener Mitarbeiter
Auf der anderen Seite ist es natürlich nicht nur vorteilhaft, die Aufgaben der internen Meldestelle durch eigene Mitarbeiter wahrnehmen zu lassen.
Zunächst einmal bindet die Aufgabe als interne Meldestelle Arbeitskraft und ist somit nicht kostenfrei. Hinzu kommt, dass der Arbeitgeber dafür Sorge zu tragen hat, dass mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraute Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Dies wird regelmäßig mit einem gewissen Schulungsaufwand für die betreffenden Mitarbeiter und einem finanziellen Aufwand für den Arbeitgeber verbunden sein.
Die Auswahl eines geeigneten internen Kandidaten erscheint nicht einfach: Die beauftragte Person sollte über eine gewisse Unabhängigkeit gegenüber anderen Mitarbeitern und der Geschäftsleitung verfügen und zugleich Autorität für die Durchführung von Untersuchungen und Folgemaßnahmen besitzen. Andererseits sollte die Person potenzielle Hinweisgeber nicht abschrecken. Außerdem ist es im Hinblick auf den Schutz der Hinweisgeber empfehlenswert, wenn die interne Meldestelle nicht selbst über eventuelle Personalmaßnahmen (Repressalien) gegenüber dem Hinweisgeber entscheidet. Die Personalleitung ist deshalb vielleicht nicht die optimale Wahl.
Denkbar wäre zwar, die interne Meldestelle direkt in der Geschäftsführung auszusiedeln. Auch hier besteht jedoch die Gefahr von Interessenkonflikten.
Vertragsgestaltung
Da die Tätigkeit als interne Meldestelle regelmäßig nicht vom Arbeitsvertrag des ausgewählten Mitarbeiters umfasst ist, bedarf es für die Übernahme der Aufgaben einer Vertragsergänzung oder -änderung. Dies setzt die Zustimmung des Betroffenen voraus. Eine Übertragung der Aufgaben per Arbeitgeberweisung ist ausgeschlossen.
Dabei ist eine Reihe von Detailfragen zu klären, wie z.B. die zeitliche Aufteilung, der spätere Entzug der (Teil-)Aufgabe und die Sicherung der Unabhängigkeit, ggf. auch eine zusätzliche Vergütung. Ob sich jemand bereitfindet, diese Aufgabe zu übernehmen, dürfte auch von den damit verbundenen persönlichen Risiken abhängen. Hierzu werden wir in einem der nächsten Newsletter ausführlicher berichten.
Gerne helfen wir Ihnen bei der richtigen Besetzung der internen Meldestelle und den damit verbundenen Fragen.