Hinweisgeber­systeme einführen

Hinweisgeber können Unternehmen vor großen finanziellen Schäden und massiven Reputationsschäden bewahren: wenn sie unlauteres, vertragswidriges bzw. strafbares Verhalten von Unternehmensangehörigen und Geschäftspartnern an das betroffene Unternehmen melden – und nicht zuerst den Weg in die Öffentlichkeit suchen (müssen).

Voraussetzung dafür, dass Hinweisgeber sich nicht direkt an die Öffentlichkeit wenden, ist ein funktionierendes Hinweisgebersystem: auf Wunsch auch anonym, damit für den Hinweisgeber risikolos und mit einer niedrigen Schwelle.

Vor allem die sog. Whistleblowing-Richtlinie der EU bzw. EU-Hinweisgeberrichtlinie (Richtlinie EU 2019/1937) sorgt dafür, das betroffene Unternehmen nun zeitnah aktiv werden sollten.

Denn diese Richtlinie – die bis 17.12.2021 in deutsches Recht umgesetzt werden sollte – schafft für viele Unternehmen ab 50 Beschäftigten die Pflicht, ein effektives Hinweisgebersystem im Unternehmen zu implementieren. Sie ist auch für Unternehmen ohne internes System wichtig und verpflichtet z.B. zur genauen Dokumentation von Hinweisen und sämtlichen Personalmaßnahmen.

Und auch dort, wo keine zwingende Umsetzungspflicht besteht, kann ein solches System Sinn machen: um zu vermeiden, dass Hinweise am Unternehmen vorbei direkt an die Öffentlichkeit gelangen. Denn mit einem gut strukturierten Hinweisgebersystem behalten Unternehmen einerseits die Kontrolle über alle eingehenden Hinweise. Zugleich setzen sie ein Zeichen für eine transparente, offene und auf Fairness aufbauende Unternehmenskultur – ein Imagefaktor, der heutzutage nicht zu vernachlässigen ist.

Wir klären in einem ersten Schritt für Sie, ob und ggf. zu welchem Zeitpunkt Sie verpflichtet sind, ein Hinweisgebersystem in Ihrem Unternehmen einzurichten.

Sind Sie verpflichtet oder wollen freiwillig ein Whistleblowing-System in Ihrem Unternehmen einrichten, unterstützen wir Sie auch dabei. Wir tragen Sorge dafür, dass das System alle gesetzlichen Anforderungen (z.B. Datenschutz) erfüllt, und können aufgrund unserer Marktkenntnis bei der Auswahl und Anpassung an Ihre spezifischen Anforderungen behilflich sein – unabhängig von der Größe und Branchenzugehörigkeit Ihres Unternehmens.

Nicht zuletzt unterstützen wir Sie im Zusammenhang mit der Nachverfolgung und Untersuchung der Hinweise, z.B. mithilfe interner Untersuchungen in transparenter und fairer Weise. Denn nur der ernsthafte Umgang mit Hinweisen trägt effektiv zum Schutz Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter bei.

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Hinweisgebersystem // 23.09.2021

Die Hinweisgeberrichtlinie der EU wird zum Ende der Umsetzungsfrist am 17.12.2021 nicht in deutsches Recht umgesetzt sein. Welche Pflichten Arbeitgeber dennoch in den kommenden Monaten treffen, erfahren Sie hier.

Vorschaubild Video Hinweisgeberschutzgestz gescheitert
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Fallbeispiele

Ein Finanzdienstleister hatte im Hinblick auf die bereits bestehenden Anforderungen z.B. des Finanzdienstleistungsgesetzes bereits ein eigenes Meldesystem für Mitarbeiter, das bei der Unternehmensleitung angesiedelt war. Zudem war man an dem extern bei der BaFin eingerichteten System beteiligt. Im Hinblick auf die Whistleblower- Richtlinie der EU bestand nunmehr der Wunsch ein einheitliches, allen aktuellen Anforderungen entsprechendes System zu schaffen. Die Herausforderung bestand darin, die bestehenden und in der Belegschaft bekannten und akzeptierten Elemente zu bewahren und zugleich die rechtlichen Vorgaben zu beachten. Dabei konnte nicht auf vorgefertigte Systeme zurückgegriffen werden, sondern es mussten alle vorhandenen Regelungen im Einzelnen geprüft und soweit notwendig ausformuliert werden.

Der neue (außereuropäische) Eigentümer eines Automobilzulieferunternehmens beauftragte uns mit der Konzeption eines Meldesystems. Dieses sollte als Frühwarnsystem dienen und so die nicht in Deutschland ansässige Konzerngeschäftsführung rechtzeitig auf etwaige Probleme hinweisen. Die Schwierigkeit bestand darin, den gewerkschaftsnahen Gesamtbetriebsrat zu einem Zeitpunkt von der Sinnhaftigkeit zu überzeugen, als es noch keine gesetzliche Verpflichtung gab. Viele Punkte wie Datenschutz und Durchführung interner Ermittlungen unter Beteiligung des Gesamtbetriebsrats mussten unter Hinzuziehung von Sachverständigen geklärt und dann in Form einer Gesamtbetriebsvereinbarung umgesetzt werden.

In einem internationalen Konzern waren in diversen Ländern und Gesellschaften bereits Meldesysteme etabliert, die Koordination erfolgte zentral von der außereuropäischen Konzernzentrale aus. Hier war zunächst vor dem Hintergrund der Richtlinie zu klären, ob bzw. in welchem Umfang ein zentrales System ausreicht oder ob lokale Systeme geschaffen werden müssen. Dies beinhaltet die Frage eines parallelen Bestands mehrerer Systeme und die Klärung von Zuständigkeiten vor dem Hintergrund unterschiedlicher datenschutzrechtlicher Regelungen.