Die Digitalisierung macht vor keinem Bereich der modernen Arbeitswelt halt. In allen Branchen digitalisieren sich Unternehmen nahezu jeder Größe und führen neue IT-Systeme ein, die Arbeitsprozesse optimieren oder überhaupt erst möglich machen.
Die Einführung und Nutzung von (neuen) IT-Systemen führt aber fast immer dazu, dass auch Mitarbeiterinteressen betroffen sind. Das gilt vor allem für den (Mitarbeiter-)Datenschutz und damit verbunden auch häufig für die Mitbestimmung des Betriebsrats.
Gerade die Mitbestimmung wird dann oft zum „Bremser“ der Digitalisierung im Unternehmen: nicht selten blockiert der Betriebsrat die Einführung neuer Technologien mit dem Hinweis auf Arbeitnehmerdatenschutz und aus Angst vor dem Arbeitgeber als „Big Brother“ – und das selbst dann, wenn IT-Systeme nicht zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle eingesetzt werden sollen.
Grund dafür ist die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts: denn allein die Möglichkeit, dass ein IT-System zur Überwachung von Mitarbeitern genutzt werden könnte, löst das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats aus. Die Folge: Arbeitgeber können ohne Zustimmung des Betriebsrats quasi kein IT-Tool bzw. -System einsetzen bzw. neu einführen.
Gerade die Corona-Pandemie hat seit Anfang 2020 zu einem zusätzlichen enormen Digitalisierungs-Schub geführt: neue Arbeitsmethoden und IT-Systeme haben innerhalb kürzester Zeit Einzug in Unternehmen gehalten – vielen wurde vor Augen geführt, wie sinnvoll und wichtig effiziente IT-Tools sind.
Gleichzeitig ruft z.B. die verstärkte Nutzung von Software für Video-Konferenzen (MS-Teams, Zoom etc.) natürlich Betriebsräte mit datenschutzrechtlichen Bedenken auf den Plan. So werden z.B. Microsoft 365 oder andere Cloud-Anwendungen von Betriebsräten nicht selten geradezu verteufelt – auch wenn diese Anwendungen aus der Unternehmenswelt nicht mehr wegzudenken sind.
Und doch wird die Digitalisierung fortschreiten müssen, damit Unternehmen den Anforderungen der Zukunft (auf den Weltmärkten) gewachsen sind. Die Digitalisierung der Arbeitswelt wird damit auch in den kommenden Jahren ein Thema bleiben, das Unternehmen fortlaufend beschäftigt – damit verbunden zentrale Aspekte wie z.B. Arbeitnehmerdatenschutz, der in Zukunft immer mehr in den Fokus rücken wird.
Dabei gilt es bestehende rechtliche und faktische Hürden zu überwinden. Denn Mitarbeiter werden Sorge vor Rundum-Überwachung haben, Arbeitgeber vor Datenschutzverletzungen, der Betriebsrat vor beidem.
Wir unterstützen Sie dabei, (rechtliche) Hürden in Ihrem Unternehmen im Zusammenhang mit Digitalisierung bzw. der Einführung von neuen IT-Systemen zu überwinden.
Wir beraten Sie beispielsweise zu wichtigen Aspekten der Digitalisierung im Unternehmen im arbeitsrechtlichen Kontext, zum Beschäftigtendatenschutz oder den Rechten der Mitbestimmungsgremien.
Und natürlich begleiten wir Verhandlungen oder verhandeln unmittelbar für Sie, wenn es um den Abschluss von Betriebsvereinbarungen zu IT-Systemen geht – zu deren Einführung – oder auch, wenn IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen abgeschlossen werden sollen.
Aktuelles zum Thema
Verschärfung des Beschäftigtendatenschutzes: Entwurf eines Beschäftigtendatengesetzes
Zur datenschutzrechtlichen Zulässigkeit der Erhebung und Speicherung von Bewerberdaten
Bundesarbeitsgericht: Bei der unternehmensübergreifenden Einführung von Office 365 ist der Gesamtbetriebsrat zuständig
Elektronische Signaturen in der Personalarbeit
Sind elektronische Signaturen für HR geeignet? Welche Formen gibt es und wofür kann man sie in der Personalarbeit verwenden und wofür besser nicht. Kann man einen Arbeitsvertrag in elektronischer Form abschließen. Diese Fragen klären wir in dieser Folge unserer Videoreihe EMPLAWYERS@Work.
Fallbeispiele
Mit dem Gesamtbetriebsrat eines Telekommunikationsanbieters haben wir für das Unternehmen Verhandlung über eine neue IT-Rahmenbetriebsvereinbarung geführt und erfolgreich abgeschlossen. Darin wurde vor allem das Mitbestimmungsverfahren zur Einführung neuer IT-Systeme strukturiert und auf überschaubare, zügige Verfahrensschritte verschlankt. Damit können in Zukunft mitbestimmungspflichte IT-Systeme in relativ kurzer Zeit und vor allem in planbarer Weise implementiert werden.
Bei einem bayernweit tätigen mittelständischen Unternehmen der Telekommunikationsbranche haben wir mit dem IT-Ausschuss des Gesamtbetriebsrats die Einführung von Microsoft 365 (einschließlich der online Dienste Teams, Exchange, SharePoint etc.) verhandelt und eine Vereinbarung abgeschlossen. Dabei stellte sich vor allem die Frage, wie mit Updates umgegangen werden kann, die Microsoft ohne Mitwirkung des Unternehmens einführt sowie die Problematik, wie der Betriebsrat die Einhaltung der getroffenen Vereinbarungen bzgl. der Datenerhebung und Verwendung effektiv kontrollieren kann. Auf diese und andere Fragestellungen konnten wir gemeinsam mit den Arbeitnehmervertretern für beide Seiten zufriedenstellende Antworten finden.
Ein bundesweit tätiges Unternehmen aus dem Bereich Groß- und Außenhandel haben wir bei der Einführung einer IT-Lösung zur elektronischen Signatur und zum elektronischen Vertragsmanagement in HR-Angelegenheiten begleitet. Das Ziel des Mandanten ging dahin, möglichst weitgehend auf papierlose, digitale Abläufe in der Personalabteilung umzustellen. Die rechtliche Herausforderung bestand darin, dass eine Reihe von spezifisch arbeitsrechtlichen Vorgängen nach wie vor schriftformgebunden ist (Befristungsabreden, Kündigungsschreiben, Arbeitsverträge mit automatischer Beendigung bei Renteneintritt und vieles mehr). Wir haben für den Mandanten Prozessabläufe entwickelt die sicherstellen, dass gesetzliche Formerfordernisse soweit technisch möglich innerhalb des digitalen Systems und soweit erforderlich „altmodisch“ durch den Austausch von Papierdokumenten eingehalten werden.