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Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen – dringende To-Do`s für Geschäftsführung und Personalabteilung

Nachdem letzte Woche bereits der Bundestag den Kompromissvorschlag des Vermittlungsausschusses bestätigt hat, hat am vergangenen Freitag, 12. Mai 2023, auch der Bundesrat dem Hinweisgeberschutzgesetz zugestimmt. Da das Gesetz also voraussichtlich schon Mitte Juni 2023 in Kraft treten wird, besteht dringender Handlungsbedarf für Geschäftsführer und Personalabteilungen gleichermaßen.

Wie in unserem Newsletter vom 10.05.2023 erläutert, verpflichtet das Gesetz alle Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten dazu, eine interne Meldestelle einzurichten und zu betreiben, über die Verstöße gemeldet werden können.

Das bedeutet konkret, dass jetzt

  • einerseits ein geeigneter Meldekanal (Whistleblower-Hotline oder IT-Lösung) auszuwählen und zu implementieren ist sowie
  • andererseits die Meldestelle mit einer bzw. mehreren geeigneten Personen zu besetzen ist.

Während die Entscheidung über das passende System vergleichsweise schnell getroffen sein wird, stellen sich bei der personellen Besetzung der Meldestelle diverse arbeitsrechtliche Fragen. Zu klären ist zunächst wer die Aufgaben der Meldestelle ausüben wird und wo diese im Unternehmen bzw. Konzern angesiedelt sein soll. Hier bietet das Gesetz verschiedene Optionen, von externen Anbietern über gemeinsame Meldestellen mehrerer Unternehmen bis hin zu einer rein internen Besetzung. Hier gilt es für die Geschäftsleitung zunächst einmal, die Optionen zu kennen und deren jeweilige Vor- und Nachteile abzuwägen.

Soll die Meldestelle mit einem oder mehreren Mitarbeitern intern besetzt werden, muss dies im nächsten Schritt personalseitig umgesetzt werden. Regelmäßig wird dazu eine Vertragsänderung oder -ergänzung erforderlich sein. Die einseitige Zuweisung der Aufgabe im Wege der Anweisung dürfte dagegen regelmäßig nicht möglich sein.

In Unternehmen mit Betriebsrat sind bei sämtlichen Schritten etwaige Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates zu beachten. Diese können sich sowohl bei der Aufstellung betrieblicher Regelungen zum Whistleblowing ergeben als auch bei der Einführung von IT-Lösungen oder aus personellen Einzelmaßnahmen in Bezug auf die Person der internen Meldestelle.

Insbesondere für Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten heißt es unverzüglich tätig zu werden, da für sie das Gesetz mit Inkrafttreten (also voraussichtlich Mitte Juni) gelten wird. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern haben hingegen noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen. Unternehmen, die innerhalb der für sie geltenden Fristen keine interne Meldestelle eingerichtet haben, handeln ordnungswidrig und riskieren Bußgelder von bis zu 20.000 EUR. Allerdings gibt es hier auch für Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten eine Schonfrist: Ein Bußgeld droht erst „ab dem Datum des ersten Tages des sechsten auf die Verkündung folgenden Kalendermonats“, d.h. bei einer Verkündung des Gesetzes noch im Juni 2023 erst ab dem 1. Dezember 2023. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten ist ein Verstoß ab 17. Dezember 2023 bußgeldbewehrt.

Vor diesem Hintergrund sind Geschäftsführer wie auch Personalabteilungen gut beraten, sich mit den gesetzlichen Verpflichtungen auseinanderzusetzen und zügig ein geeignetes Hinweisgeberschutzsystem zu implementieren. Gerne unterstützen wir Sie bei sämtlichen Schritten.