Nach wie vor herrscht bei Arbeitgebern und -nehmern große Unsicherheit zur Mail- und Internetnutzung am Arbeitsplatz. Darf der Arbeitnehmer das Internet auch privat nutzen und wenn ja in welchem Umfang? Wann darf der Arbeitgeber was kontrollieren und wann kann er gegebenenfalls mit oder ohne Abmahnung kündigen?
Gerade in jüngster Zeit gab es wieder Entscheidungen verschiedener Arbeitsgerichte und des Europäischen Gerichtshofs zu diesen Themen, die sich unter anderem auch der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit von Kontrollmaßnahmen und zu Beweisverwertungsverboten geäußert haben.
Nunmehr hat sich die Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder zu Wort gemeldet und im Januar 2016 eine „Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden zur datenschutzgerechten Nutzung von E-Mail und anderen Internetdiensten am Arbeitsplatz“ veröffentlicht.
Die Orientierungshilfe der Datenschutzbehörden enthält im Wesentlichen eine Zusammenfassung der geltenden Rechtslage sowohl bei ausschließlich betrieblicher Nutzung von Mail- und Internetdiensten als auch bei erlaubter Privatnutzung. Hilfreich ist insbesondere, dass die Datenschutzbehörden das Muster einer Betriebsvereinbarung und einer Einwilligung, mit der die private Internet- und E-Mail-Nutzung geregelt werden kann, veröffentlicht haben.
In der Beschreibung des rechtlichen Rahmens stellen die Datenschutzbehörden zunächst einmal voran, dass es neben dem Arbeitsrecht und dem Bundesdatenschutzgesetz auch um die Anwendung des Telekommunikations- und des Telemediengesetzes geht. Letzteres ist insbesondere nach herrschender Meinung dann der Fall, wenn der Arbeitgeber dem Beschäftigten auch die private Nutzung von Internet und / oder der betriebliche E-Mail-Postfach erlaubt. Hierbei ist besondere Vorsicht geboten, da eine Verletzung der Telekommunikationsgesetze wegen Verletzung des Fernmeldegeheimnisses nach § 206 StGB eine Strafbarkeit auslösen kann.
Grundsätzlich auf der sicheren Seite ist der Arbeitgeber dann, wenn er die Nutzung von Internet und E-Mail-System ausschließlich zu betrieblichen Zwecken gestattet und die Privatnutzung untersagt.
Dennoch weisen die Datenschutzbehörden darauf hin, dass auch in diesem Fall die Durchführung von Kontrollmaßnahmen durch den Arbeitgeber rechtlichen Grenzen unterliegt. Insbesondere ist immer der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu wahren, sodass Strichprobenprüfungen und die Auswertung anonymisierter Protokolldaten Vorrang vor Einzelauswertungen hat. Nur bei konkretem Missbrauchsverdacht und insbesondere zur Aufdeckung von Straftaten ist eine Individualkontrolle zulässig.
Aus den Persönlichkeitsrechten der Arbeitsnehmer folgt im Übrigen, dass weder eine permanente Kontrolle noch eine Nutzung solcher Daten zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle erlaubt ist (unbeschadet etwaiger Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats).
Anders ist dies, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung von Internet und E-Mail-Account gestattet. Aufgrund der genannten Telekommunikationsgesetzte ist insoweit ein Zugriff auf Daten durch den Arbeitgeber nur mit Einwilligung der Beschäftigten erlaubt. Diese sollte in jedem Fall gesondert von sonstigen Erklärungen (z.B. dem Arbeitsvertrag) dokumentiert werden. Eine Individualauswertung ist auch hier wieder nur bei konkreten Verdacht eines Missbrauchs, insbesondere im strafrechtlich relevanten Sinne, zulässig.
Im Übrigen kann der Arbeitgeber (und dies ist selbstverständlich sinnvoll) die Erlaubnis einer Privatnutzung an Bedingungen knüpfen, z.B. zum zeitlichen Umfang und zu konkreten Verhaltensregelungen (z.B. separate Führung eines privaten E-Mail-Postfachs). Insbesondere der Zugang mit Passwörtern und der Zugriff im (auch überraschenden) Abwesenheitsfall bedürfen in einer vorausschauenden Regelung. Soweit ein Betriebsrat vorhanden ist kann und sollte eine derartige Regelung durch eine Betriebsvereinbarung folgen, ansonsten im Wege einer Arbeitsanweisung (nebst Einwilligung der einzelnen Beschäftigten).
Die Aufsichtsbehörden raten Arbeitgebern dringend an, Beschäftigten allenfalls die private Nutzung des Internets anzubieten, welche auch die Nutzung von Web-Mail-Diensten umfasst. Der betriebliche E-Mail-Account sollte aus vorbenannten Gründen und zur Sicherstellung des jederzeitigen Zugangs zu entsprechenden Daten ausschließlich auf dienstliche Korrespondenz beschränkt werden.
Auch bei der Spam-Filterung und bei Virenschutz sind die berechtigten Interessen der Arbeitnehmer, soweit Privatnutzung zugelassen ist, zu wahren.
Obgleich die Orientierungshilfe der Datenschutzbehörden keine wesentlichen Neuerungen enthält, ist die Zusammenfassung der Rechtslage aus Sicht der zuständigen Datenschutzbehörden und vor allem die Erteilung konkreter Handlungshinweise (nebst der Stellung von Mustern für Betriebsvereinbarungen und Einwilligungen) hilfreich, um das sensible Thema praktikabel zu regeln. Dies gilt insbesondere auch für die daraus resultierenden Fragen der arbeitgeberseitigen Reaktion bei Missbräuchen durch die Arbeitnehmer.
Bei Interesse stellen wir Ihnen gerne eine Kopie der Orientierungshilfe nebst der zugehörigen Muster zur Verfügung.