Das geplante Hinweisgeberschutzgesetz ist kürzlich im Bundesrat gescheitert. Wir hatten darüber berichtet [Newsletter vom 15.2.2023]. Gestern hat nun der Vermittlungsausschuss beraten. Der Vermittlungsausschuss hat einen Kompromiss gefunden und schlägt vor, auf eine Verpflichtung zur Ermöglichung anonymer Meldungen zu verzichten. Dies war ein zentraler Streitpunkt. Der Vorschlag sieht nun lediglich vor, dass die Meldestellen auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten sollten. Darüber hinaus enthält der Vorschlag eine Regelung, wonach Hinweisgeber in bestimmten Fällen eine Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen sollen. Außerdem soll die Höchstgrenze für Bußgelder bei Verstößen gegen das Gesetz „nur“ noch 50.000 Euro statt 100.000 Euro betragen. Wenn der Bundestag den Einigungsvorschlag noch in dieser Woche annimmt, könnte der Bundesrat dem Gesetz bereits am Freitag zustimmen. Das Gesetz könnte dann im Wesentlichen etwa Mitte Juni 2023 in Kraft treten.
Aus diesem Anlass möchten wir Ihnen die wichtigsten ToDo’s für Unternehmen aufzeigen, die sich aus dem neuen Gesetz ergeben werden.
Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle
Zwar deutet der Name des Gesetzes darauf hin, dass es zentral um den (verbesserten) Schutz von Hinweisgebern vor möglichen Repressalien seitens des Arbeitgebers geht. Aus Sicht des Unternehmens ergibt sich allein daraus jedoch kein unmittelbarer Anlass aktiv zu werden.
Arbeitgeber sollten sich vielmehr bewusst machen, dass das Gesetz für alle Unternehmen mit mehr als 49 Beschäftigten eine Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle begründet. Ein treffender Name für das Gesetz wäre daher eher „Gesetz zur Einrichtung interner Meldestellen“.
Diese Verpflichtung ist bußgeldbewehrt. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern, die nicht bis spätestens zum 17.12.2023 eine interne Meldestelle eingerichtet haben, handeln ordnungswidrig und riskieren Bußgelder von bis zu 20.000 EUR. Für größere Unternehmen bestehen die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle und die Bußgeldandrohung ab dem In-Kraft-Treten des Gesetzes.
Aber auch für kleinere Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern kann die Einrichtung einer Meldestelle sinnvoll sein. Denn ohne eigene Meldestelle können Meldungen direkt an die externe, beim Bundesamt für Justiz zu bildende Meldestelle gerichtet werden.
„Meldestelle“ im Sinne des Gesetzes ist dabei nicht die Internetplattform oder die sogenannte Whistleblower-Hotline. Das ist nur der Meldekanal. Die Meldestelle ist vielmehr die Person oder Personengruppe, die im Unternehmen mit der Bearbeitung eingehender Meldungen betraut ist.
Richtige Besetzung der Meldestelle
Daher dürfte die Auswahl der richtigen Personen für die Besetzung der Meldestelle die vorrangige Aufgabe für die allermeisten betroffenen Unternehmen sein, die bisher keine Meldestelle eingerichtet haben.
Mit dieser Auswahlentscheidung ist eine Reihe von zentralen Fragen verbunden:
- Wer kann überhaupt formal als Meldestelle fungieren?
- Welche Qualifikation muss die Meldestelle aufweisen?
- Welche Aufgaben und Befugnisse hat diese Stelle?
- Wie ist das Verhältnis der Meldestelle zum Arbeitgeber?
- Wie bestellt man eine Meldestelle?
Der naheliegende, vermeintlich einfache Weg, etwa die Leitung der HR-Abteilung mit der Aufgabe zu betrauen, ist aus diversen Gründen nicht optimal. Die Entscheidungsbefugnis in Personalangelegenheiten kann insbesondere allzu leicht mit dem Verdacht von verbotenen Repressalien einhergehen. Geeigneter ist eine Person ohne unmittelbare Befugnisse in Personalsachen.
Einrichtung des Meldekanals
Die Auswahl und Einrichtung einer geeigneten Whistleblower-Hotline oder IT-Lösung erscheint uns gegenüber der Frage nach der richtigen Besetzung der Meldestelle nachrangig. Die auf dem Markt befindlichen Angebote sind in ihrer Funktionalität weitgehend identisch und mit einem überschaubaren finanziellen Aufwand verbunden.
Hinweisgeberschutz
Der eigentliche Schutz des Hinweisgebers vor Repressalien, der dem Gesetz seinen Namen gibt, ist dann erst die Folge einer Meldung an diese interne oder eine beim Bundesamt für Justiz einzurichtende externe Meldestelle.
Fazit
Die Unternehmen sind daher zunächst gehalten, sich Gedanken über eine geeignete Meldestelle zu machen.
Ist eine geeignete Person oder Personengruppe gefunden, muss dieser die Funktion auch rechtlich sinnvoll übertragen werden.
Darüber hinaus, und auch dies erscheint uns zentral, muss die Meldestelle im Umgang mit Hinweisen geschult werden. Das Gesetz legt der Meldestelle erhebliche Pflichten auf. Dazu gehören auch datenschutzrechtliche Fragen. Verstöße gegen diese Pflichten können zu einer Haftung des Unternehmens und unter Umständen auch zu einer Haftung der Meldestelle führen.
Über diese und weitere Themen im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz werden wir Sie in einer Reihe weiterer Veröffentlichungen in Kürze weiter informieren. Auch eine gesonderte Veranstaltung und Schulungen planen wir bereits.