Am 26.9.2024 hat der Deutsche Bundestag das vierte Bürokratieentlastungsgesetz verabschiedet, das eine wesentliche Änderung im Nachweisgesetz mit sich bringt: Die Zulassung der Textform zur Erfüllung der Nachweispflichten im Arbeitsverhältnis.
Seit der Neufassung des Nachweisgesetzes im Jahr 2022 stehen gesetzestreue Arbeitgeber vor der Herausforderung, dass die dort sehr umfangreich geregelten Nachweispflichten sowohl bei der Begründung eines Arbeitsverhältnisses als auch bei Änderungen wesentlicher Arbeitsbedingungen ausschließlich in Schriftform erfüllt werden können. Dieses strikte Formerfordernis empfinden viele Rechtsanwender als völlig überzogen.
Bereits im Frühjahr dieses Jahres hatte die Bundesregierung eine Aufweichung dieses Schriftformerfordernisses im Zuge des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes angekündigt. Nun scheint es tatsächlich so weit zu sein. Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat den Bundestag mit diversen Ergänzungen passiert. Darin enthalten sind auch die angekündigten Änderungen im Nachweisgesetz.
Hiernach können die Nachweispflichten aus dem Nachweisgesetz künftig auch „in Textform“, also unter anderem per einfacher E-Mail, erfüllt werden. Voraussetzung ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Auf Verlangen des Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber die Niederschrift allerdings weiterhin unverzüglich in Schriftform zu erteilen.
Das bedeutet sicher eine gewisse Erleichterung in der Verwaltung, aber Achtung: Jede Befristung eines Arbeitsverhältnisses bedarf weiterhin zu ihrer Wirksamkeit der echten Schriftform. Und wenn das Arbeitsverhältnis zum Renteneintrittsalter des Arbeitnehmers enden soll, so bedarf auch diese Regelung der Schriftform.
Außerdem bleibt es in bestimmten Wirtschaftsbereichen, die besonders von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung bedroht sind, beim verpflichtenden Nachweis in Schriftform.
Dieser Teil des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes soll voraussichtlich am 1. Januar 2025 in Kraft treten. Der Bundesrat muss dem Gesetz noch zustimmen.
